Nechystáme sa nikam odplávať – bez obáv. Len sme si povedali, že po 20-tich rokoch by bolo fajn pozrieť sa na zúbok (vnútornému) systému fungovania organizácie. Posunúť sa na vyšší level v oblasti riadenia projektov, procesov a úloh.
Keď som v organizácii začínal (okolo roku 2004) boli sme skupinka nadšených mladých ľudí, stretávali sme sa kade-tade a fungovali zo začiatku celkom živelne. Snažili sme sa získať prvé zdroje na prácu s komunitou v petržalskom Modrom dome. Kým nám “prešiel” prvý projekt, chvíľu to trvalo. Napokon sa to však podarilo. Drafty žiadosti o grant sme vypisovali ešte rukou (na tie roky nič neobvyklé) a bolo že to radosti, keď nám prišlo rozhodnutie o schválení zámeru. Venovali sme sa vtedy rozvoju vybraných životných zručností u detí (komunikácia, tvorivosť, spolupráca a iné) a získali na to 81 270,-Sk (teda necelých 2 700 €). Bol to odrazový mostík k ďalšiemu rozvoju aktivít, za čo vďačíme Nadácii pre deti Slovenska, ktorá z fondu Hodina deťom podporila začínajúcu organizáciu.
Veľa sa toho za tie roky udialo. Sprevádzali sme klientov v Modrom dome až po jeho zánik (s viacerými sme v kontakte doposiaľ – z detí sú už dávno dospelí ľudia), pôsobili na ubytovni na Trenčianskej ulici, realizovali terénny sídliskový program v Karlovej Vsi aj na Rendezi v Rači. Napokon sme dostali jedinečnú príležitosť prevádzkovať mládežnícke centrum – Klubovňu na Peknej. Veľký projekt, obrovský pocit zodpovednosti voči mladým ľuďom, komunite, partnerom aj donorom. Popri tom všetkom stále beží Program podpory rodín a makáme tiež na činnostiach smerujúcich k pomoci ľuďom ohrozených radikalizáciou a extrémizmom. Chcem tým povedať: nazbieralo sa toho celkom dosť.
Keď sa tak na to spätne pozerám, začínať v rokoch nášho začiatku bolo z hľadiska organizácie štastím. Mali sme +/- rovnakú štartovaciu pozíciu ako iné organizácie, administratíva potrebná na implementáciu projektu bola zvládnuteľná a dalo sa plnohodnotne sústrediť na priamu prácu. Teraz je to však trochu inak. Donori – či už nadácie alebo samosprávy/štát prichádzajú s očakávaním relatívne vysokej profesionality a zvládnutím mnohých procesov na pozadí. Čo je za mňa úplne v poriadku. V konečnom dôsledku to však znamená, že:
- každý jeden projekt potrebujeme mať naozaj dobre naplánovaný,
- harmonogram aktivít a plnenie indikátorov potrebujeme sledovať v reálnom čase,
- potrebujeme vedieť priebežne sledovať čerpanie finančných prostriedkov,
- nesmie nám utiecť propagácia a ďalšie povinnosti, ktoré nám vyplývajú zo zmlúv,
- nevyhnutné sú nástroje na efektívnu komunikáciu v tíme.
Vecí na riešenie je tak veľa, že maily a instatné nástroje komunikácie (massenger a spol.) začínajú narážať na svoje limity (hlavne druhý menovaní “pomocník” ich má dosť nízke). A úplne úprimne – pár úloh nám v posledných mesiacoch “utieklo” – čo bol zdvyhnutý prst, ktorý sme nemohli prehliadnuť. Veľa agendy sa dá ustrážiť premyslenou osobnou komunikáciou, ale doba sa zmenila (COVID a spol.). Možno aj to urýchlilo naše rozhodnutie spraviť tento krok – nahodiť celú agendu do jedného konzistetného nástroja. Rozhodli sme sa začať s Freelo.
Máme za sebou prvé 3 mesiace. Učíme sa, nabúravame svoje zabehnutné procesné a komunikačné stereotypy, nahrádzame ich novými postupmi. Chce to sebadisciplínu. Ak je našim zámerom poskytovať vysoko kvalitné služby smerom k cieľovým skupinám, plniť si záväzky voči donorom a partnerom, tak bez vymakaného systému “na pozadí” to nepôjde.
A čo vy – aké nástroje na riadenie projektov používate?
Peter Kulifaj
P.S: Freelo dokáže okrem iného pracovať so šablónami. Pokiaľ pôsobité v neziskovej organizácii, môžem byť pre Vás užitočná šablóna zameraná na prípravu projektového zámeru k dotačnej/grantovej výzve. Vo výsledku to vyzerá takto, textovú verziu využiteľnú vo Vašom Freelo nájdete na https://help.freelo.cz/sablony/ruzne/zadost-o-dotaci-pro-neziskove-organizace/
